Het juiste formaat voorkomt gekreukte randen en onnodige lege ruimte. De meeste presentatiemappen zijn afgestemd op standaard A4-papier voor dagelijks kantoorwerk. A4 meet 210 bij 297 millimeter en past in standaard ordners. Voor A3 of afwijkende bijlagen heb je een ruimere uitvoering nodig. Controleer daarom ook de binnenmaat en niet alleen het papierformaat.
Capaciteit hangt vooral af van de rugbreedte en het bevestigingssysteem. Een dunne map past daardoor beter in een werktas. Een bredere rug geeft documenten meer bewegingsruimte, waardoor geperforeerde vellen minder snel tegen de sluiting schuren bij vervoer. Bij dikke bijlagen telt elke extra millimeter in de rugbreedte mee.
Tel vooraf hoeveel losse pagina’s je per dossier bewaart. Een gevulde map moet ook na gebruik gemakkelijk sluiten. Gebruik je tabbladen of plastic hoezen, reken dan extra dikte mee, want deze onderdelen nemen ruimte in en maken een strak passende map bij dagelijks gebruik al snel te vol.