Bewaar digitale inhoud op een vaste plek met de bijbehorende licentiegegevens. Zo vind je later terug wat je mag gebruiken binnen een nieuw project. Downloads kunnen gekoppeld zijn aan een account of een specifieke applicatie. Een bestand zonder broninformatie is lastiger opnieuw te gebruiken. Maak daarom een kopie van de factuur en de licentievoorwaarden. Een duidelijke mapstructuur maakt later zoeken veel eenvoudiger voor iedereen.
Let ook op de beschikbare bestandsversies. Bewaar het oorspronkelijke bestand naast een werkversie om later opnieuw te exporteren zonder kwaliteit, bewerkbare lagen of toegang tot de inhoud kwijt te raken bij een gewijzigde dienst of een nieuw programmaformaat. Dat beperkt verlies. Controleer ten slotte of je toegang blijft houden na een abonnement. Dat geeft rust bij langdurige projecten. Noteer ook welke toepassing het bestand oorspronkelijk heeft gemaakt.