Het juiste formaat voorkomt onleesbare gegevens en scheef geplakte labels. Meet daarom eerst het vlak op de verpakking. Houd rondom de tekst voldoende vrije rand. Een label mag niet over een vouw of ribbel lopen, omdat barcodelezers een vlakke en scherpe afdruk nodig hebben.
Breedte en hoogte staan doorgaans in millimeters vermeld. Vergelijk die maten met de lay-out van je verzendsoftware. Een te smal label dwingt tot kleine letters, waardoor adressen en codes bij het printen minder goed leesbaar worden. Gebruik je een rolprinter, controleer dan ook de kerndiameter en maximale roldiameter.
De kern is de opening in het midden van de rol. Rolbreedte bepaalt de zijgeleiding, terwijl de buitendiameter bepaalt hoe vaak je de rol vervangt. Dat bespaart onderbrekingen. Bij een printer met vaste sensorpositie moet de labelbreedte bovendien precies passen, anders detecteert het apparaat de tussenruimte tijdens langere printopdrachten niet betrouwbaar en verschuift de afdruk naar de zijkant.