Communicatiemiddelen verschillen vooral in afstand omgeving en gesprekstype. Telefonie past bij persoonlijke gesprekken via een vast of mobiel netwerk. Voor bellen op afstand kies je telefonie, omdat bereik, bediening en compatibiliteit daar per toestel sterk kunnen uiteenlopen. Een gewone handset voldoet vaak. Let vooral op de mensen die je dagelijks wilt bereiken.
Groepen die buiten netwerkbereik werken hebben een andere oplossing nodig. Bij inzet op een groot terrein geven communicatieradio's direct groepscontact, terwijl het bruikbare bereik afhangt van obstakels, hoogteverschillen, antenne, zendvermogen en de regels die op die locatie precies gelden. Een intercom legt juist een vaste verbinding tussen toegang en binnenruimte. Dat geeft sneller contact. Voor beeld bij overleg of les is videobellen logischer, omdat camera, microfoon en scherm samen bepalen of deelnemers elkaar helder verstaan en zien.