Begin met de taak die op een werkdag het vaakst terugkomt. Daaruit volgt je basisset. Bij veel handgeschreven notities tellen grip, puntdikte en navulbaarheid zwaarder dan een opvallend uiterlijk. Voor terugkerende administratieve teksten besparen kantoorstempels tijd, vooral wanneer bedrijfsgegevens telkens identiek blijven. Controleer wel het tekstvlak. Een stempel met vaste tekst is minder geschikt als gegevens regelmatig wijzigen.
Kijk vervolgens naar de hoeveelheid papier die je tegelijk verwerkt. Een kleine bureauvoorraad is overzichtelijk, terwijl een gedeelde werkplek reservevullingen en extra nietjes nodig heeft. Wanneer meerdere collega's dezelfde formulieren verwerken, voorkomt een vaste plek voor stempels en reserve-inkt zoekwerk en blijft de afdruk op ieder document gelijk tijdens drukke balieuren. Bewaar verbruiksartikelen dicht bij het hulpmiddel. Zo blijft de werkroutine rustig. Kies pas daarna een uitvoering die bij je beschikbare bureauruimte past.