Gedeeld gebruik van opslag vraagt duidelijke toegang en bewaartermijnen. Een mapstructuur voorkomt verwarring. Netwerkopslag laat meerdere computers en andere apparaten met dezelfde bestanden werken. Dat past bij gezinnen of kleine teams, omdat gebruikersrechten per persoon verschillen. Een vaste netwerkaansluiting is meestal betrouwbaarder dan draadloos kopiëren van grote bestanden.
Voor lang bewaren tellen andere technische eigenschappen. Tapestations schrijven gegevens op magnetische tape en passen bij grote archieven, omdat zij veel data over lange perioden efficiënt in vaste reeksen bewaren zonder dagelijkse toegang tot afzonderlijke bestanden. Tape werkt traag bij losse bestanden.
Bij periodiek wegschrijven van grote reeksen blijft tape bruikbaar. Controleer bij archivering altijd het herstelproces en bewaar benodigde software of hardware bij de gegevens. Zonder leesapparaat blijft een archief ontoegankelijk. Plan daarom ook tijdige migratie naar een nieuw medium voordat ondersteuning voor een oud formaat verdwijnt.