Het juiste formaat voorkomt gekreukelde papieren en onnodige extra dikte. Voor A4-documenten heb je binnenin minstens 22 bij 31 centimeter nodig. Meet ook een stevig tabblad mee. Een smalle rand oogt netjes en kan toch hoeken van geperforeerde vellen laten uitsteken.
A5 is handzamer voor notities, terwijl standaardbrieven er gevouwen in moeten. Controleer daarom ook de breedte wanneer je een tablet meeneemt. Een elastische penlus houdt je pen op dezelfde plek, zodat je niet tussen papieren hoeft te zoeken. Vakken voor kaarten beperken losse rommel.
Wie regelmatig meerdere dossiers vervoert, kiest beter een portfolio met een ruim hoofdvak en aparte insteekvakken, omdat stapels papier anders snel opbollen en de sluiting onder spanning komt te staan. Vlakke documenten blijven dan beter bruikbaar. Bepaal vooraf welke spullen je dagelijks mee moet nemen.