Kaartbestanden verschillen vooral in formaat, opslagwijze en openingswijze. Een gesloten model beschermt kaarten tegen stof. Een open bakje geeft sneller overzicht tijdens dagelijks gebruik thuis. Voor losse adreskaarten werkt een open systeem prettig, terwijl een deksel beter past bij langdurige opslag. Kies een uitsparing als je kaarten vaak uitneemt.
Staande kaarten blijven leesbaar wanneer de bak voldoende diep is. Liggende modellen passen soms beter in een lage lade. Een uitneembare lade remt het zoeken af, omdat je steeds de hele inhoud moet verplaatsen. Wie documenten naast kaarten bewaart, kan beter ook naar map- en rapportomslagen kijken. Verdelers maken grote reeksen rustiger. Een deksel houdt kaarten tijdens vervoer op hun plaats, ook bij een volle tas die kort rechtop in een kast wordt gezet.