Printers, kopieer- en faxapparaten kies je op hoofdfunctie. Een thuismodel drukt documenten af en verwerkt soms ook kopieën. Een apparaat met scanner maakt papieren originelen digitaal. Faxen past vooral bij organisaties die nog met die verzendwijze werken. Wie alleen print, betaalt anders voor functies die ongebruikt blijven.
Bepaal eerst welke taak dagelijks terugkomt, want een extra functie neemt ruimte in en vraagt vaak meer onderhoud. Print je vooral formulieren, dan wegen tekstscherpte en lage verbruikskosten zwaarder dan fotokleuren. Kopiëren vanaf een stapel vraagt een automatische documentinvoer. Die invoer bespaart merkbaar tijd bij terugkerende kopieerwerkzaamheden voor thuis.
Kies een multifunctioneel model wanneer je één vaste plek voor dagelijks papierwerk wilt, terwijl losse apparaten beter passen wanneer je slechts één taak regelmatig uitvoert of al aparte apparatuur hebt. Voor digitaliseren van oude foto's is een scanner vaak gerichter. Past geen enkele functiecombinatie, dan biedt de bredere categorie Afdrukken, kopiëren, scannen en faxen meer richting. Vergelijk functies per gebruiksdag.